Para se manter em pleno funcionamento durante a pandemia, sem gerar aglomerações de servidores públicos, o Governo baiano passou a realizar reuniões – que antes ocorriam presencialmente – por meio de videoconferência. Nos últimos quatro meses (março a junho), o Estado contabilizou 20.682 reuniões de trabalho de forma virtual.
Isso foi possível em função da solução tecnológica adotada pelo Governo. Além de fazer reuniões por videoconferência para até 300 pessoas, o aplicativo de comunicação institucional permite enviar mensagem de texto, realizar telefonemas, fazer chamadas e transmissões de vídeos, assim como compartilhar dados e arquivos.
O aplicativo faz parte de um pacote de tecnologia da informação, adquirida pela Secretaria da Administração, no início deste ano, para todo o Estado. “A escolha pela plataforma demonstrou ser acertada, em virtude da eficiência e da eficácia da comunicação que proporciona entre os órgãos”, declarou o secretário da Pasta, Edelvino Góes.
Um total de 54 órgãos públicos aderiu ao aplicativo digital e cerca de 100 unidades ligadas a eles já utilizaram a tecnologia durante a pandemia, segundo dados fornecidos pela Diretoria de Gestão Estratégica de TIC (DGE), unidade pertencente à Secretaria da Administração (Saeb). A DGE é a responsável pela gestão da plataforma de comunicação que engloba o aplicativo, em parceria com a Companhia de Processamento de Dados do Estado (Prodeb).
Crescimento – A ferramenta de videoconferência era pouco utilizada antes da pandemia. Geralmente, a tecnologia era utilizada em casos excepcionais, quando uma reunião possuía participantes que estavam distantes geograficamente, a exemplo dos órgãos que contam com unidades na capital e interior do Estado. A quantidade de videoconferências não ultrapassava mais que duas dezenas por mês. Em março, primeiro mês da pandemia de Covid-19 no Estado, esse número saltou para 1.556 reuniões virtuais. No mês seguinte, pulou para 5.807. O número não parou mais de subir, até fechar o mês de junho com mais de sete mil reuniões pelo aplicativo. O total acumulado nos últimos quatro meses ultrapassou a marca de 20 mil.
As reuniões pelo aplicativo resultaram em um ganho para o Estado, que conseguiu manter suas atribuições sem correr o risco de propagar a doença, reunindo servidores em espaços fechados. Um bom exemplo é a reunião do Conselho de Qualidade do Serviço Público (Conquali), colegiado composto por representantes de órgãos estaduais, criado para avaliar a qualidade da prestação do serviço público no Estado. Marcada para o mês de abril, a 16ª Reunião Ordinária do Conselho foi adiada em virtude do novo Coronavírus, já que costuma juntar até duas dezenas de pessoas. Os conselheiros, servidores públicos e técnicos do Estado, se encontram trimestralmente para apresentar balanços das ações do Governo, debater propostas de melhoria da gestão pública, acompanhar status de implantação de novos projetos, dentre outros. A solução encontrada foi realizar a reunião pelo aplicativo de forma virtual, sem gerar aglomeração de pessoas.
Além da necessidade de manter o distanciamento social, o sucesso do aplicativo entre os servidores ocorre em virtude de sua funcionalidade. Até 300 pessoas podem participar ao mesmo tempo de uma reunião virtual pela ferramenta. A imagem da tela foca na pessoa que está falando e existe um mecanismo para pedir a palavra, evitando que várias pessoas falem simultaneamente. Os participantes podem acompanhar vídeo e áudio, ao mesmo tempo em que conseguem interagir por texto, em um chat de conversa integrado.
O aplicativo de comunicação também possibilita que um integrante da reunião compartilhe arquivos do seu computador para que os outros vejam, simultaneamente enquanto fala. Funciona como se fosse uma apresentação presencial: pode-se exibir um power point, uma planilha ou um texto para os demais acompanharem. Além de funcionar em desktops (computador de mesa), o aplicativo também é compatível com celular e tablet, oferecendo aos usuários mobilidade e dinamismo.
Transmissão – Outra função do aplicativo é a possibilidade de realizar transmissão ao vivo para até 10 mil pessoas, como se fosse uma live de rede social, mas restrita para servidores públicos. Nessa opção, poucos participam falando, e os demais apenas assistem, diferente da reunião em que todos podem falar. Ainda esse mês, a transmissão vai ser utilizada pela Saeb pela primeira vez, para um público na casa de milhares. O Sistema Eletrônico de Informação (SEI), software de processo eletrônico do Estado, se prepara para apresentar um novo projeto para servidores de todos os órgãos estaduais.
Licitação – Além das reuniões virtuais, a tecnologia foi usada para a realização de licitações que seriam feitas por pregão presencial, mas que migraram para a videoconferência. A medida permitiu que processos licitatórios relevantes para o Estado prosseguissem, sem colocar em risco servidores e representantes de empresas participantes.
Mais de vinte licitações por videoconferência foram realizadas pelo Estado até o momento, conforme levantamento da Coordenação Central de Licitações (CCL), unidade vinculada à Secretaria da Administração. Diferentes órgãos públicos usaram o recurso para seguir com as suas licitações e contratar serviços e produtos indispensáveis para a máquina pública. A CCL desenvolveu todo o protocolo para da sessão virtual, que recebeu aprovação da Procuradoria Geral do Estado. Na sessão, os representantes das empresas concorrentes interagem com o presidente da comissão de licitação e podem acompanhar a abertura dos envelopes com as propostas e os documentos para habilitação.
